Comment gérer les dépenses lors d’un voyage d’affaires ?
Les dépenses liées aux frais et autres indemnités sont l’une des préoccupations majeures des chefs d’entreprise lorsqu’ils envoient leur collaborateur en mission d’affaires. Frais de transport, billets d’avion, frais d’hébergement, frais de restauration, autant d’éléments peuvent représenter un budget conséquent pour l’entreprise. Ainsi, en tant qu’employeur, le dirigeant doit être en mesure de régler les différents coûts logistiques du déplacement et en tant qu’employé, vous devez pouvoir gérer au maximum les frais. Voici comment vous pouvez administrer efficacement votre voyage d’affaires.
La gestion des frais
Afin de pouvoir gérer au maximum les différents coûts liés à un voyage d’affaires, il faudra prendre en compte tous les frais qui seront liés aux transports, au logement ainsi qu’à la restauration. Il faudra également savoir avant tout que plus la destination sera éloignée plus les frais seront importants. Il est toutefois possible de gérer au maximum ces différents frais. Que ce soit pour l’achat des billets d’avion, de l’hôtel, réserver à l’avance est un des moyens de pouvoir bénéficier de tarifs avantageux. S’y prendre à l’avance est également un moyen de pouvoir comparer les différents tarifs à travers des sites internet spécialisés en hébergement ainsi que sur les sites de compagnies de transport.
Les frais additionnels doivent aussi être pris en compte. Ils sont pour la plupart des cas prévisibles, car ils concernent les frais de parking, les frais de transport, les frais d’une éventuelle collation avec les partenaires ou encore de restauration avec ces derniers. Afin de les prévoir précisément, il conviendra de lister tous les éléments et les prendre en compte dans le budget. Il sera dans cette mesure primordial de conserver les tickets de caisse qui pourront servir de pièce justificative.
Penser aux imprévus
Un voyageur d’affaires n’est jamais à l’abri d’un imprévu qui peut vite donner lieu à des frais supplémentaires. Bien qu’il ne soit pas toujours évident de gérer ce type de souci, il est toutefois possible de le minimiser, voire même de l’éviter en adoptant quelques astuces. Par exemple, vous pouvez préférer les réservations qui peuvent être remboursées en cas d’annulation du départ. Il est également possible de souscrire à une assurance qui va offrir une couverture en cas d’incidence comme l’annulation de vol par exemple. Pour être sûr d’éviter tout désagrément, il est conseillé de faire appel à l’expérience d’une agence de voyages d’affaires ou d’un fournisseur de voyages corporatifs.
