Comment organiser un voyage scolaire étape par étape

Un voyage scolaire est une activité bénéfique pour les élèves, que ce soit du côté pédagogique, ou de celui de l’intégration sociale. Les sorties en groupe contribuent à la formation et à l’éducation des jeunes, en leur faisant découvrir de nouveaux environnements et en leur apprenant à vivre en communauté pendant la durée du voyage. Il s’agit d’une véritable expérience de vie souvent inoubliable, à travers la découverte d’une langue, d’une manière de vivre, d’un art, d’une architecture ou de paysages naturels inédits.

L’organisation d’un voyage scolaire est une tâche complexe, qui doit être réalisée en pensant à plusieurs aspects liés à la sécurité, au coût, aux objectifs pédagogiques, et au côté juridique. Pour le responsable qui prépare la sortie, l’organisation est souvent source de stress et d’interrogations, mêlés à l’enthousiasme de mener à bien le voyage avec ses élèves.

Alors, comment préparer la sortie scolaire ? Quelles sont les démarches administratives ? Que dit la loi en matière d’encadrement ? Comment atteindre les objectifs pédagogiques et intéresser les élèves ? Comment informer les parents et l’administration de l’école ? Comment financer le voyage ? Quelle destination choisir ? Autant de questions dont la réponse peut guider les enseignants et les responsables à planifier minutieusement la sortie.

L’anticipation, le meilleur allié dans la préparation d’un voyage scolaire

L’organisation d’un voyage scolaire peut s’avérer complexe, car elle demande du temps, de la réflexion et de l’engagement. Le projet doit donc être suffisamment bien pensé pour pouvoir le présenter à l’établissement scolaire, aux élèves et aux parents.

Le voyage scolaire doit être motivé par des objectifs pédagogiques justifiés et argumentés, afin de convaincre la hiérarchie et les familles. L’organisation préalable doit également inclure les aspects logistiques du voyage scolaire, et la préparation des élèves, des accompagnateurs ainsi que des parents.

L’enseignant organisateur doit associer d’autres acteurs dans la préparation du voyage scolaire, comme les autres collègues de l’école, l’administration, les parents, la mairie et le conseil de l’établissement.

Il faut mener un travail d’information important auprès des familles, afin de les encourager à envoyer leurs enfants au voyage scolaire. Beaucoup de parents craignent en effet d’inscrire leurs enfants à cause des risques sécuritaires, et du budget à allouer. Seule une anticipation sur tous les aspects permet de donner les réponses adaptées aux questionnements et aux doutes des familles.

Rédiger les objectifs pédagogiques du voyage scolaire

Un voyage scolaire, tout comme une classe découverte, doit avoir des objectifs bien définis qui s’inscrivent dans le cadre d’un projet pédagogique. Ce dernier doit être rédigé minutieusement, en présentant les moyens à prévoir pour atteindre les objectifs fixés, et la manière de les évaluer après le voyage scolaire.

La rédaction du projet peut être réalisée par un ou plusieurs enseignants, et il permet d’avoir un document essentiel dans l’organisation de la sortie, qui est ensuite présenté au responsable de l’établissement scolaire.

C’est ce document qui doit être joint au dossier pédagogique du voyage, pour déposer la demande d’autorisation et de financement. Il doit présenter de manière concise, soignée et claire la thématique du voyage scolaire, son projet éducatif et ses objectifs pédagogiques.

Un voyage scolaire peut être une occasion de concrétiser des notions vues en classe, en les connectant avec le monde extérieur, et en appliquant ces éléments dans un cadre différent du milieu scolaire.

Pour avoir l’adhésion et l’implication de la classe, il peut être intéressant d’impliquer les élèves dans la rédaction des objectifs. Il est également possible de collaborer avec d’autres collègues qui enseignent des disciplines différentes, pour enrichir le thème du voyage scolaire.

Obtenir une autorisation de sortie

Pour emmener des élèves en voyage scolaire, l’organisateur doit être en possession d’une autorisation de sortie délivrée par l’inspecteur de l’académie, un dossier de projet doit lui être adressé suffisamment à l’avance.

Les délais de dépôt des demandes varient selon la destination de la sortie, dans le même département ou un autre, ou alors en dehors du territoire français. L’examen du dossier par l’inspecteur d’académie tient compte du choix de l’organisme d’hébergement, pour les voyages avec nuitée, de la société de transport sélectionnée, et du respect des réglementations en vigueur.

Définir la période et la durée du voyage scolaire

En organisant le voyage suffisamment à l’avance, il est important de commencer par définir sa date et sa durée. La période est généralement associée aux vacances scolaires, et conditionnée par de nombreuses contraintes comme les fêtes de fin d’année, ou les impératifs de l’établissement en termes d’examens et concours.

Pour bénéficier de tarifs avantageux, il est préférable d’éviter la période de printemps pendant laquelle les établissements scolaires se ruent vers les voyages et les sorties, et d’organiser le projet durant la basse saison, entre le mois de septembre et le mois de mars.

Ainsi, il est plus simple de trouver des hébergements disponibles et d’organiser les activités touristiques dans la région de destination, quand il n’y a pas une grande affluence de visiteurs. Il est plus facile et plus agréable d’encadrer un groupe d’élèves sur des sites moins bondés.

Choisir la destination

La destination du voyage scolaire doit être choisie selon plusieurs critères tels que :

• Le programme éducatif,
• La thématique pédagogique, comme un projet historique, l’apprentissage d’une langue, le sport…
• Les objectifs fixés,
• Les valeurs que l’enseignant souhaite transmettre aux élèves,
• L’attrait et les caractéristiques spécifiques du lieu.

Il faut savoir aussi que le taux d’encadrement prévu par la loi dépend du type et de la destination du voyage, ainsi que du nombre et de l’âge des élèves. Les sorties sur le thème d’une activité sportive sont également soumises à des règles particulières qu’il est indispensable de consulter et de respecter.

L’équipe qui accompagne les élèves peut être constituée d’enseignants, d’animateurs ou de surveillants de l’établissement.

Communiquer avec les parents sur le projet de voyage scolaire

La réussite du projet de voyage scolaire passe aussi par une bonne opération de communication auprès des familles. Il est alors essentiel d’organiser une réunion d’information au cours de laquelle l’enseignant présente son projet et l’intérêt de la sortie pour les élèves.

Par ailleurs, une note d’information doit être rédigée et remise aux parents, incluant l’ensemble des informations pratiques liées à la sortie scolaire. Lors de la réunion, l’organisateur du voyage peut faire signer aux familles les documents obligatoires pour le départ, comme l’autorisation parentale, le règlement du séjour, la fiche sanitaire, et les informations sur le trousseau des élèves.

La transmission des documents comprenant les informations de voyage permet d’officialiser le projet. Ces informations doivent porter sur le montant de la participation des parents, les objectifs pédagogiques, les dates, l’hébergement, le programme des visites, et le moyen de transport.

Avant le voyage, il peut être utile d’adresser aux parents un courrier leur rappelant les informations de dernière minute, comme les règlements intérieurs, et l’inventaire des objets à emporter ou interdits.

Choisir le moyen de transport le plus adapté

Le type de transport doit être choisi avec le plus grand soin, en s’assurant du professionnalisme de la société ou compagnie qui se charge d’emmener les élèves à destination. Pour les voyages en France et en Europe, il est intéressant de faire appel à un autocariste qualifié, car le transport en bus est financièrement beaucoup plus économique que l’avion ou le train.

Au niveau de la logistique du voyage, l’autocar est le moyen de transport le plus pratique, car au-delà d’assurer le déplacement vers la ville de destination, il permet aussi d’effectuer les visites dans le lieu du voyage scolaire, selon le planning prévu.

Si le voyage se déroule en train ou en avion, l’organisateur de la sortie doit prévoir un autocar local dès l’arrivée dans la ville de destination, pour les activités ou les visites touristiques.

Choisir l’hébergement, en fonction de l’âge des participants

Pour les voyages de plus d’une journée, il est essentiel de choisir suffisamment à l’avance le type de logement dans le lieu de destination.

La nature du logement doit être choisie en fonction de l’âge des participants et du budget alloué au voyage scolaire. Pour les élèves du primaire, il est préférable d’opter pour un hôtel qui dispose d’un système de restauration intégré.

Les familles d’accueil sont parfaitement adaptées aux collégiens en voyage d’étude, car elles leur permettent de s’imprégner rapidement de la culture locale, en pratiquant une nouvelle langue ou en découvrant de nouvelles saveurs culinaires. En ce qui concerne les lycéens, les auberges de jeunesse peuvent être intéressantes.

Préparer le programme des activités

Un programme détaillé des activités et visites à effectuer sur place doit être établi par les organisateurs, avant la date du voyage. Le planning doit tenir compte du rythme de déplacement des élèves, qui est souvent lent, en prévoyant une marge suffisante entre les étapes. Les visites doivent être adaptées à l’âge des participants, en pensant à insérer des moments ludiques pour attirer l’attention des plus petits et intéresser les adolescents.

Quelques moments libres durant le voyage sont également très importants pour les adolescents, de même que les moments de détente encadrés pour les enfants.

Définir le budget et trouver les financements

Le budget est un élément essentiel dans l’organisation d’un voyage scolaire, qui permet de sélectionner des prestations en adéquation avec ce budget. Ce dernier doit inclure le coût du transport selon le moyen choisi, les nuitées d’hébergement, la restauration et les visites.

Pour trouver le financement, l’organisateur du voyage scolaire peut se baser sur une participation des parents, et une autre de l’école ou du lycée. Il est également possible d’organiser des événements de levée de fonds ou de faire une demande d’aide financière.

De nombreux acteurs externes peuvent contribuer au financement du voyage scolaire, comme les coopératives scolaires, les collectivités locales, la région ou les associations de parents d’élèves. Il est important de rappeler qu’une sortie pendant le temps scolaire revêt généralement un caractère obligatoire, et elle doit être gratuite pour les élèves.

Faire appel à un professionnel du voyage

L’organisation d’un voyage scolaire est un projet complexe, qui nécessite beaucoup de minutie et qui comprend de nombreuses étapes. Il peut être judicieux de passer par un prestataire spécialisé pour que l’enseignant responsable de la sortie ne soit pas surchargé.

Il est possible de faire appel à un organisme de voyage scolaire ou à une agence de voyages classique, pour prendre en charge la partie logistique. Ce prestataire se charge des réservations pour l’hébergement, de la location du bus ou des billets de transport, des animations sur place et des diverses activités.

Le voyage peut être sur-mesure ou à la carte, et l’agence spécialisée peut aussi contribuer à l’encadrement du séjour.

Le jour J, penser à une check-list des indispensables

Le jour du voyage, il est essentiel de se doter des outils indispensables au bon déroulement du projet.

Les éléments obligatoires à avoir sur soi en tant qu’organisateur sont la liste des élèves, le planning du voyage, les documents et autorisations demandés aux élèves, ainsi qu’une trousse de pharmacie. Il faut également penser à avoir une liste des numéros de téléphone des parents, le numéro du chauffeur, et un téléphone professionnel appartenant à l’établissement. Le planning détaillé doit aussi être remis au chauffeur de l’autocar, qui va assurer les déplacements.

En cas d’imprévus, comme un changement de météo, il faut être capable de s’adapter et d’improviser.

Après la sortie, c’est l’heure du bilan

Pour bien finir le projet, il est essentiel d’établir un bilan pour s’assurer que les élèves ont bien intégré les objectifs du voyage et les opportunités d’apprentissage offertes par cette expérience. Ainsi, plusieurs possibilités s’offrent aux élèves, comme la production d’un journal de bord, d’une vidéo, ou d’une affiche, qui sont des supports développeurs de créativité. Ces productions peuvent ensuite être partagées avec les autres classes, à travers un événement spécial ou sur le site internet de l’établissement.

Le bilan inclut également l’évaluation pédagogique du voyage, et le bilan financier avec le service de gestion.